Unternehmen in Schwierigkeiten

by Lukas Ellmann

Unternehmen in Schwierigkeiten

by Lukas Ellmann

by Lukas Ellmann

Viele junge Unternehmen legen in kurzer Zeit ein explosives Wachstum an den Tag. Wachstum bedeutet vor allem Eines: Es entstehen Chancen, das Unternehmen auszubauen, den Markt zu erweitern und sich als Player auf dem bestehenden Markt weiter zu etablieren. Doch es entstehen auch Gefahren, die sich oft erst deutlich später bemerkbar machen und dabei keinesfalls unterschätzt werden dürfen.

Unternehmen in Schwierigkeiten – Wenn Prozesse nicht mitwachsen

Eines der häufigsten Probleme ist, dass einzelne Prozesse stark an einem oder einer kleinen Gruppe Mitarbeiter hängen. Das heißt, dass nur diese wissen, wie der Prozess abläuft – und oft nur eine lückenhafte Dokumentation oder gar ein klares Konzept hinter dem Prozess existiert. Das kann u.a. auch ein Resultat davon sein, wenn nicht spezifisch qualifizierte Mitarbeiter eingestellt wurden, sondern die Eingestellten in die Rolle hineingewachsen sind und bspw. die Methodiken hinter dem Prozess nicht ausreichend hinterfragen konnten.

In solchen Fällen kann eine Art Feuerlöscher-Effekt auftreten, bei dem ein Prozess nur noch aus der Behebung bestehender Probleme besteht. Das Feuerlöschen also, im übertragenen Sinne, im Vordergrund steht und nicht das Verhindern von Brandursachen.

Bei problematischen Umständen rund um die diversen Prozesse eines Unternehmens ist die Rolle der IT nicht zu vernachlässigen. Wenn ein Unternehmen nur mit Excel-Tabellen arbeitet oder – schlimmer noch – alles auf Papier festhält und bearbeitet, können Probleme entstehen, die durch die Anwendung einer speziellen Software vermeidbar wären. Eine gewisse IT-Affinität kann das Entstehen von Problemen in den Prozessen also zum Positiven beeinflussen.

Der Optimierung und Funktion der Geschäftsprozesse, die das Überleben des Unternehmens gewähren, sollten, wenn dort Probleme erkenntlich werden, der höchste Stellenwert zugeschrieben werden. Diese sind der Berührungspunkt mit dem Kunden. Dementsprechend haben sie eine große Auswirkung auf die Zufriedenheit der Kunden und somit das weitere Wachstum und die Außenwirkung. Denn ein Kunde, der merkt, dass Prozesse in dem Unternehmen fehlerhaft ablaufen, wird Sie und Ihr Unternehmen auch nicht weiterempfehlen.

Wie können Sie das Problem lösen?

Sie sollten jedoch beachten, dass vor allem in wachsenden Unternehmen die Mitarbeiterauslastung häufig erheblich ist. Alle sind mit ihren Aufgaben beschäftigt und keiner findet die Zeit, sich explizit mit der Veränderung bereits eingefahrener Prozesse – so mangelhaft sie auch sein mögen – zu beschäftigen. Doch wer organisiert die Prozesse? Wer lernt neue Mitarbeiter an? Es ist wichtig, dass der Chef hierbei den Überblick behält. In größeren Unternehmen obliegt diese Pflicht dem Divisionsleiter. Reichen die Kapazitäten einfach nicht aus liegt es oft an diesen ineffizienten Prozessen. In dieser Situation empfehlen wir dir die Unterstützung von Beratern wahrzunehmen. Diese können kurzfristige Engpässe für Sie aus dem Weg räumen.

Um reibungslose Änderungen in der Belegschaft sowie in den Prozessen zu gewährleisten, macht es auf lange Sicht Sinn, eine Abteilung eigens für die Verantwortlichkeit der Prozesse zu gründen. Diese Prozessabteilung, dessen Mitarbeiter keine weiteren Aufgaben außerhalb der Optimierung, Organisation und dem Anlernen neuer Mitarbeiter in die Einzelheiten der Geschäftsprozesse und der internen Prozesse innehaben, sollte dabei mit Experten besetzt werden, die erfahren darin sind, Probleme zu erkennen und strukturiert zu beheben.

Generell ist es sinnvoll, dafür in der Problemanalyse und -lösung einen bewährten Plan zu befolgen. Schritt 1 ist dabei die klare Definierung des eigentlichen Problems. Wenn das Problem schriftlich und präzise festgehalten ist, müssen in Schritt 2 die Ziele sowohl qualitativ als auch quantitativ festgelegt werden. So wissen Sie genau, welches Ergebnis das Beheben der Fehler haben soll. Weiter geht es mit Schritt 3, der Ursachenforschung, bei der unterliegende Faktoren in ihrer Natur und Zuständigkeit genau aufgelistet werden. In Schritt 4 folgt das strukturierte Brainstormen über Lösungsvorschläge, basierend auf den vorherigen Schritten, die schließlich im fünften und letzten Schritt im Soll-Ist-Vergleich auf ihre Umsetzbarkeit sowie auf ihre Verhältnismäßigkeit (Kosten-Nutzen-Analyse) geprüft und in ihrer Umsetzung kontrolliert werden. (Checkliste: 5 Schritte-Plan)

Durch eine genaue Problemanalyse können die Ursachen sinnvoll erforscht, gewichtet und schließlich behoben werden. So kann das Wachstum Ihres Unternehmens strukturiert auf die Prozesse übertragen werden. Wenn die Prozesse nicht mitwachsen entstehen langfristig häufig Probleme, die sich später in der Effizienz und Effektivität der Arbeit äußern. Um weiter zu wachsen ist es wichtig, diese Probleme so gut wie möglich zu umgehen und, sollten sich doch entstehen, strukturiert an den Wurzeln zu bekämpfen. So werden sie langfristig behoben und nicht nur die Symptome behandelt.

Lukas arbeitet seit 2018 selbstständig als Unternehmensberater. Schon früh hat er sich auf Dienstleistungen für produzierende Betriebe und Start-Ups spezialisiert. Die Kernkompetenzen der Beratung liegen im Verkauf/Marketing, Pricing und Prozessmanagement.

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