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Struktur der Prozessbildung

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Laut einer Studie der BearingPoint GmbH aus dem Jahr 2017 halten 77% der 174 befragten Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz Business Process Management für eine wichtige Grundlage für die allseits viel besprochene Digitale Tranformation.*

Prozessmanagement ist also ein Thema, das bereits in aller Munde ist – und doch sind schlecht strukturierte Prozesse noch immer der Hauptgrund für viele ineffiziente Unternehmensabläufe. Aus eigener Erfahrung fehlt es zumeist an der Zeit für die Neustrukturierung eines Prozesses. Deswegen befolgen wir einen 5-Schritte-Plan, nach dem wir Prozesse analysieren und neu strukturieren. Dieser Plan erlaubt es, effektiv zu arbeiten und somit bei der Umstrukturierung Zeit zu sparen. Das Schönste: Im Folgenden beschreiben wir diesen Plan, sodass auch Sie ihm folgen können.

Wie strukturiert man einen Prozess?

Ein Prozess ist unserer Definition nach ein geschaffener, dokumentierter und personenunabhängiger Ablauf, mithilfe dessen ein vorher bestimmtes Ziel erreicht werden soll.

Aus dieser Definition können Sie bereits den ersten Schritt erkennen: die Problemdefinition. Ein Prozess soll immer ein Problem lösen. Versuchen Sie, das Problem so detailliert wie möglich herauszukristallisieren. In welcher Größenordnung befinden Sie sich mit diesem Problem und welche Folgen könnte es nach sich ziehen?

Sind Sie sich dessen bewusst, geht es im zweiten Schritt um die quantitative und qualitative Zieldefinition. Sie benötigen ein klares Ziel, das Sie Ihren Mitarbeitern kommunizieren können. Es ist nicht notwendig, dass Sie sich auf ein allumfassendes Ziel versteifen. Definieren Sie ruhig mehrere Ziele, vergessen Sie jedoch nicht die Priorisierung.

Begeben Sie sich nach der Zieldefinition im dritten Schritt zur Ursachenforschung. Ein Problem hat oftmals mehrere und unterschiedlich weitreichende Ursachen. Listen Sie demnach in Zusammenarbeit mit allen am Prozess beteiligten Personen die Ursachen auf und gewichten Sie diese.

Mit den Ursachen können Sie nun im vierten Schritt über Maßnahmen nachdenken. Leiten Sie aus den ermittelten Informationen einen Maßnahmen- und Terminplan ab und betreuen Sie Mitarbeiter mit der Umsetzung dieser Punkte.

Im letzten Schritt geht es um die Lösungsüberprüfung und den sogenannten Soll-Ist-Vergleich. Halten Sie die Termine ein und arbeiten Sie aktiv mit den verantwortlichen Mitarbeitern zusammen. Stehen Sie Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Fazit:

Die Prozessbildung zu strukturieren, ist nicht sehr schwer. Folgen Sie unserem 5-Schritte-Plan und sparen Sie Zeit und Mühe bei der nächsten Umstrukturierung. Für den Fall, dass Sie nähere Informationen zu den genannten Schritten erhalten möchten und zusätzlich verschiedene Methoden kennenlernen wollen, empfehlen wir unser kostenloses Ebook 5-Schritte Prozessmanagement.

Haben Sie noch Fragen zu unserem 5-Schritte-Plan oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung? Schreiben Sie uns gerne unter contact(at)ellmann-consulting.com

*Aufgerufen am 27.01.2019: https://www.bearingpoint.com/de-de/unser-erfolg/insights/bpm-studie-2017/

LukasEllmann

Lukas arbeitet seit 2018 selbstständig als Unternehmensberater. Schon früh hat er sich auf Dienstleistungen für produzierende Betriebe und Start-Ups spezialisiert. Die Kernkompetenzen der Beratung liegen im Verkauf/Marketing, Pricing und Prozessmanagement.

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