Der letzte Schritt in der Umsetzung der Ursachenbekämpfung ist der Soll-Ist-Vergleich. Wir empfehlen diesen durchzuführen, da es in der Praxis erfahrungsgemäß gelegentlich aufgrund von internen oder externen Einschränkungen zu Verzögerungen kommen kann.
Die Lösungsüberprüfung: Ist alles so, wie es sein soll?
Dabei ist es wichtig, dass der Maßnahmenplan vor der Bearbeitung der Maßnahmen von der zuständigen Kontrollinstanz zu einem handfesten Terminplan umgesetzt wird, der Erinnerungen für anstehende Fälligkeiten beinhaltet. Sollten nun doch Verzögerungen auftreten oder eine Terminverschiebung notwendig sein, muss die Kontrollinstanz Sie frühzeitig über diese informieren. Im Falle eines Ausweichtermins muss dieser zeitlich realistisch eingeplant werden, um weitere Verzögerungen zu vermeiden.
Die umsetzenden Instanzen hingegen tragen gegenüber der Kontrollinstanz die Verantwortung ihrerseits alle Termine einzuhalten. Dazu zählt auch das frühzeitige Erkennen eventuell auftretender Engpässe und das ebenso frühzeitige Vermelden dieser bei der ernannten Kontrollinstanz. Unter Einhaltung dieses Prozederes ist ein Erfolg der Umsetzung der Ursachenbekämpfung des Problems wahrscheinlich, da die anstehenden Aufgaben präsent bleiben und die Koordination der Aufgaben so einfacher fällt.
Wenn nun also die IT-Abteilung an der Optimierung des Hochladeprozesses für Fotos arbeitet, jedoch eine Störung im Netz auftritt und es so zu einer ungeplanten Verzögerung kommt, besteht bei korrekter Ausführung eine intakte Informationskette, dank der jeder an der Maßnahme Beteiligte innerhalb kürzester Zeit über die resultierende Verzögerung in Kenntnis gesetzt wird. Basierend auf dieser Kommunikationskette können dann neue, realistische Termine gesetzt werden.
Fazit
Bei Einhaltung dieser Schritte kann die Problem- und Ursachenbekämpfung, die eine gesteigerte Effektivität, Effizienz oder in manchen Fällen sogar beides mit sich zieht, strukturiert angegangen werden. Diese Struktur ist hilfreich, um zu erörtern, wo das Problem liegt, welche Ziele zu einer Verbesserung des Zustandes führen und welche Ursachen dem Problem zugrunde liegen. Weiterhin hilft sie zu erkennen, welche Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen wirtschaftlich sinnvoll sind und wie durch eine strukturierte Umsetzung der optimale Erfolg erzielt werden kann.
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Erfolgstipp: Strukturieren Sie Ihre Prozesse immer personenunabhängig und richten Sie Ihren Blick nicht bloß auf die aktuellen Probleme. Denken Sie auch schon an die Zukunft: Ist der Soll-Zustand auch noch sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen weiterwächst? Optimal auf die Prognosen des Wachstums abgestimmt können so weitere Optimierungskosten, die innerhalb der nächsten Monate oder Jahre anfallen würden eingespart werden.
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