Das Effektivitätsproblem

by LukasEllmann

Das Effektivitätsproblem

by LukasEllmann

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Das Effektivitätsproblem: Wie Sie den Überblick in der Problemlösung behalten

Probleme entstehen in Betrieben am laufenden Band. Erst recht dann, wenn der Betrieb gerade im Wachstum steckt und die alten Prozesse noch nicht an die größeren Kapazitäten, neu gegründeten Abteilungen oder die frisch implementierten Arbeitsweisen angepasst wurden, kann dies zu Problemen in der Effektivität und der Effizienz führen. In diesen Fällen ist es wichtig, strukturiert an das Problem heranzugehen.

Die gründliche Problemanalyse

Um einen neuen Prozess zu konzipieren oder einen bestehenden zu optimieren, muss festgehalten werden, welche Problematik der Ablauf beheben soll. Ein gutes Beispiel dafür ist das weitgehend bekannte Problem der überkomplizierten Genehmigungsprozesse, bei dem eine Genehmigung mehrere Instanzen durchlaufen muss. Jedoch können die Probleme auch deutlich komplexerer Natur sein, bei denen z. B. das Arbeiten mit dem Content Management System (CMS) für mehrere Abteilungen nicht rational und dadurch ineffizient ist.


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Dabei ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Team sämtliche Punkte besprechen und niederschreiben. Das gilt vor allem, wenn es sich um ein interdisziplinäres, abteilungsübergreifendes Problem handelt, wie bei dem Beispiel des ineffizienten CMS. So wird sichergestellt, dass sämtliche Blickwinkel beleuchtet werden und, in unserem Beispiel, auch die technische Umsetzung realistisch bleibt. Ebenfalls wichtig ist, dass – im Falle eines bereits bestehenden Prozesses – nicht krampfhaft an jetzigen Arbeitsvorgängen festgehalten wird, sondern das Team sich darauf konzentriert, die Probleme deutlich erkenntlich zu machen. Dabei ist es wichtig, zuerst die Effektivität zu betrachten. Wenn Effektivität gegeben ist, der Arbeitsprozess seinen gewünschten Nutzen also erfüllt, muss die Effizienz in Betracht gezogen werden. Wenn keine Effektivität des Prozesses erkannt werden kann, liegt dort eine klare Problematik vor. Es geht in diesem Schritt nicht um das Erkennen von Fehlern, sondern um das Erkennen von Problemen, die der Effizienz oder Effektivität des betroffenen Arbeitsablaufes entgegenwirken. In unserem Beispiel kann das bedeuten, dass nicht ein einzelner Bug in der Programmierung beleuchtet wird, sondern eher die Komplikationen, die dadurch entstehen. So kann ein Problem konstruktiv angegangen werden.

Sind alle Probleme klar identifiziert und deutlich formuliert müssen sie quantifiziert werden. Entgegen des Anscheines, dass es sich bei der Behebung der Probleme zwangsläufig um eine kostspielige Angelegenheit handeln muss, kann das Gegenteil der Fall sein. Die Kosten, die durch das bestehende Problem entstehen, können die Kosten der Behebung um ein Vielfaches überschreiten – besonders auf die lange Sicht. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Dementsprechend muss eine genaue Kalkulation festhalten, ob eine Optimierung des Prozesses bzw. die Erstellung eines neuen Prozesses für das Unternehmen überhaupt wirtschaftlich ist. Im Beispiel des ineffizienten CMS müsste Teil dieser Kalkulation die Arbeitszeit der IT-Spezialisten sein, die sich in der Zwischenzeit nicht um andere Probleme kümmern können. Die Gegenseite der Gleichung stellt die Arbeitszeit der betroffenen Abteilungen dar. Auch wenn es nur wenige Minuten am Tag sind, die durch die nicht-rationale Funktionsweise des CMS verloren gehen, können über Monate und Jahre so Kosten entstehen, die eine intensive Beschäftigung mit der Problematik wirtschaftlich rechtfertigen. In dem Falle, dass durch die ineffiziente Arbeitsweise weitere Kosten entstehen, wie Betriebskosten, oder durch das Nichterreichen gesetzter Deadlines beispielsweise durch ein langsam laufendes CMS Umsätze entfallen, müssen diese ebenfalls in die Berechnung einbezogen werden. Fertigen Sie daher immer eine Amortisationsrechnung an, bevor Sie eine Umstrukturierung starten. Sollten Sie eine Beratung in Betracht ziehen, fordern Sie auch von Ihrem Dienstleister eine Rechnung ein und vergleichen Sie diese mit Ihrer eigenen Einschätzung.

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Lukas arbeitet seit 2018 selbstständig als Unternehmensberater. Schon früh hat er sich auf Dienstleistungen für produzierende Betriebe und Start-Ups spezialisiert. Die Kernkompetenzen der Beratung liegen im Verkauf/Marketing, Pricing und Prozessmanagement.

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