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Process Management

Struktur der Prozessbildung

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Laut einer Studie der BearingPoint GmbH aus dem Jahr 2017 halten 77% der 174 befragten Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz Business Process Management für eine wichtige Grundlage für die allseits viel besprochene Digitale Tranformation.*

Prozessmanagement ist also ein Thema, das bereits in aller Munde ist – und doch sind schlecht strukturierte Prozesse noch immer der Hauptgrund für viele ineffiziente Unternehmensabläufe. Aus eigener Erfahrung fehlt es zumeist an der Zeit für die Neustrukturierung eines Prozesses. Deswegen befolgen wir einen 5-Schritte-Plan, nach dem wir Prozesse analysieren und neu strukturieren. Dieser Plan erlaubt es, effektiv zu arbeiten und somit bei der Umstrukturierung Zeit zu sparen. Das Schönste: Im Folgenden beschreiben wir diesen Plan, sodass auch Sie ihm folgen können.

Wie strukturiert man einen Prozess?

Ein Prozess ist unserer Definition nach ein geschaffener, dokumentierter und personenunabhängiger Ablauf, mithilfe dessen ein vorher bestimmtes Ziel erreicht werden soll.

Aus dieser Definition können Sie bereits den ersten Schritt erkennen: die Problemdefinition. Ein Prozess soll immer ein Problem lösen. Versuchen Sie, das Problem so detailliert wie möglich herauszukristallisieren. In welcher Größenordnung befinden Sie sich mit diesem Problem und welche Folgen könnte es nach sich ziehen?

Sind Sie sich dessen bewusst, geht es im zweiten Schritt um die quantitative und qualitative Zieldefinition. Sie benötigen ein klares Ziel, das Sie Ihren Mitarbeitern kommunizieren können. Es ist nicht notwendig, dass Sie sich auf ein allumfassendes Ziel versteifen. Definieren Sie ruhig mehrere Ziele, vergessen Sie jedoch nicht die Priorisierung.

Begeben Sie sich nach der Zieldefinition im dritten Schritt zur Ursachenforschung. Ein Problem hat oftmals mehrere und unterschiedlich weitreichende Ursachen. Listen Sie demnach in Zusammenarbeit mit allen am Prozess beteiligten Personen die Ursachen auf und gewichten Sie diese.

Mit den Ursachen können Sie nun im vierten Schritt über Maßnahmen nachdenken. Leiten Sie aus den ermittelten Informationen einen Maßnahmen- und Terminplan ab und betreuen Sie Mitarbeiter mit der Umsetzung dieser Punkte.

Im letzten Schritt geht es um die Lösungsüberprüfung und den sogenannten Soll-Ist-Vergleich. Halten Sie die Termine ein und arbeiten Sie aktiv mit den verantwortlichen Mitarbeitern zusammen. Stehen Sie Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Fazit:

Die Prozessbildung zu strukturieren, ist nicht sehr schwer. Folgen Sie unserem 5-Schritte-Plan und sparen Sie Zeit und Mühe bei der nächsten Umstrukturierung. Für den Fall, dass Sie nähere Informationen zu den genannten Schritten erhalten möchten und zusätzlich verschiedene Methoden kennenlernen wollen, empfehlen wir unser kostenloses Ebook 5-Schritte Prozessmanagement.

Haben Sie noch Fragen zu unserem 5-Schritte-Plan oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung? Schreiben Sie uns gerne unter contact(at)ellmann-consulting.com

*Aufgerufen am 27.01.2019: https://www.bearingpoint.com/de-de/unser-erfolg/insights/bpm-studie-2017/

Lean Start-Up

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Wie bringt man eigentlich innovative Produkte auf den Markt? Haben Sie sich diese Frage nicht auch schon einmal gestellt? Eric Ries stellte 2011 (deutsche Erstveröffentlichung) in seinem Buch „Lean Start-Up“ eine neuartige Methode vor, welche schnell gewaltige Zustimmung in der internationalen Unternehmerszene fand. Er machte die Erfahrung, dass viele junge Unternehmen ausschließlich an ihrem neuen Produkt arbeiten und dabei die Sicht des Kunden vergessen. Dabei ist es doch der Kunde, der das Produkt wertschätzen muss und nicht die Entwickler.

Diesen Build-Measure-Learn Loop kann man unserer Meinung nach für jedes Produkt anwenden und so risikolos und möglichst kostengünstig neue Produkte auf dem Markt etablieren.

Lean Start-Up: Anwendungsbeispiel Sneaker Store

Wie schon in anderen Anwendungsbeispielen nutzen wir auch für den Build-Measure-Learn Loop unseren fiktiven Sneaker Store „Best Sneakers“ aus München. Der Geschäftsführer möchte ein neues Schuh-Design auf den Markt bringen, welches dem Begriff „Schuh“ eine komplett neue Definition bringen soll. Seine ersten Entwürfe sind so innovativ und fernab von allem, was auf dem Markt ist, dass er Probleme bei der Markteinführung kommen sieht. Daher spricht er sich mit unseren Beratern ab und erfährt vom Build-Measure-Learn Loop.

Kurzbeschreibung:

Der Kreislauf startet mit einer Idee. Aus der Idee resultiert ein minimum viable product (zu Deutsch: „Minimum lebensfähiges Produkt“ oder MVP); dieses Produkt hat gerade genug Features, um es auf den Markt zu bringen. Dort targetiert man frühzeitige Anwender (Menschen die gerne neue Produkte ausprobieren) und holt sich Feedback ein. Aus diesen Daten lernt man, überdenkt seine Idee und startet den Kreis von vorne.

Anwendung:

Wie können wir dieses Wissen nun für „Best Sneakers“ nutzen? Als Erstes formulieren wir die Idee des Geschäftsführers noch mal neu: „Der neue Schuh sollte das Laufen des Menschen unterstützen bzw. erleichtern“. Er hat mehrere Ideen, wie man dies ermöglichen könnte. Die vielversprechendste Idee ist, die Sohlen mit versteckten Sprungfedern zu versehen. Das hätte zur Folge, dass jeder Schritt verstärkt wird. Man läuft automatisch schneller und leichter. Im nächsten Schritt lassen wir Prototypen anfertigen und stellen sie im Münchener Geschäft aus. Auf Leihbasis können die Kunden die neuen Schuhe ausprobieren. Mit Hilfe des Feedbacks passen wir die Idee erneut an und implementieren das nächste Feature. Die Sprungfedern kommen gut an und dürfen im nächsten Prototypen wieder verbaut werden. Zusätzlich werden versteckte Solarpanels und ein Akku verbaut. Die Idee des Geschäftsführers ist es, dass man seine Powerbank im Schuh verbaut hat. Diese Idee kommt bei den Testkunden nicht gut an, da der Schuh schwerer wird und so der Effekt der Sprungfedern gehemmt wird. Im nächsten MVP wird der Akku also nicht wieder verbaut. Diese Entwicklung wird so oft wiederholt, bis man ein marktfähiges Produkt erhält.

Wozu ist das Ganze gut?

Mit Hilfe des Build-Measure-Learn Loops können Sie sehr früh in der Produktentwicklung Feedback von den Kunden einholen. Das müssen Sie auch nicht unbedingt mit Prototypen machen. Sie könnten zum Beispiel auch Konstruktionen in 3D drucken lassen. Lesen Sie dazu gerne unseren Beitrag über das Rapid Prototyping. Wichtig ist, dass Sie Ihre möglichen Kunden mitentscheiden lassen. Oft ist das Problem, was Sie sehen, gar nicht so entscheidend, wie Sie zunächst denken. Es bringt Ihnen nichts, ein vollständiges Produkt auf den Markt zu bringen ohne es zu testen. Sparen Sie das Geld, indem Sie den Build-Measure-Learn Loop in Ihre Produktentwicklung einfügen.

Haben Sie noch Fragen zum Lean Start-Up? Schreiben Sie uns gerne unter contact(at)ellmann-consulting.com

Rapid Prototyping

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Rapid Prototyping ist ein Überbegriff für verschiedene Verfahren, die es allesamt ermöglichen, schnelle Musterbauteile herzustellen. Für unsere Anwendung wird Rapid Prototyping im folgenden mit dem 3D-Druck gleichgesetzt, auch wenn dies eigentlich nicht richtig ist.

Der 3D-Druck war bereits vor einigen Jahren im Trend, setzt sich allerdings erst jetzt richtig durch. Mittlerweile sind auch die Drucker nicht mehr unbezahlbar, was natürlich dazu führte, dass immer mehr Nutzer diese Technologie für ihr Unternehmen entdecken. In diesem Beitrag soll es um die Anwendung der Musterbauteile im Verkaufsgespräch gehen und worin der Mehrwert dieser Technologie für Ihr Unternehmen liegt.

Der 3D-Druck im Verkaufsgespräch

Was sind nun also die Vorteile des Rapid Prototyping in Bezug auf das Verkaufsgespräch? Überlegen Sie sich mal, wie oft sie Ihren Kunden das Produkt beschreiben mussten. Wäre es nicht anschaulicher gewesen mit einem maßstabsgetreuen Musterteil? Wenn Sie zum Beispiel individuelle Türgriffe für Privatkunden herstellen, könnten Sie Ihre Konstruktion bereits vor dem Kundengespräch in 3D drucken. Ihr Kunde kann dann das Muster direkt an seine Tür halten und sich ein Bild von Ihrer Idee machen. Dies ging früher nur über Konstruktionen am Computer, aber jetzt wird Ihr Produkt schon vorab Realität. Bei Türgriffen hört diese Technik natürlich nicht auf: Stellen Sie sich ein Produkt vor, dass irgendwo auf den Millimeter genau eingefügt werden muss. Der Kunde hat Sorge, dass Ihre Konstruktion nicht funktioniert. Drucken Sie Ihre Idee einfach aus und setzen Sie sie am Bestimmungsort ein. 3D-Muster sind unserer Meinung nach ein unschlagbares Verkaufsargument.

Heute wird diese Technik oftmals noch spielerisch eingesetzt. Indem man Schlüsselanhänger druckt, redundante Werkzeuge (siehe Bild) oder Werbeartikel. Diese Anwendungen sind unserer Meinung nach gute Einstiegsübungen, um den Umgang mit der Technologie zu lernen. Jedoch bedeuten sie auf lange Sicht Verschwendung von Ressourcen. Unser Appell ist daher: Nutzen Sie Rapid Prototyping für Ihre Musterteile und verkaufen Sie mit ihrer Hilfe mehr von Ihren guten Produkten.

Erstellung eines Angebots im Handwerk

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Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie bekommen einen Anruf von einem Stammkunden. Er benötigt ein Angebot für Aluminium Schweißarbeiten. Sie rufen also ihren Werkstattleiter an und fragen ihn wann er dazu kommt, wie lange er dafür braucht und ob eventuell noch extra Werkzeug für den Auftrag angekauft werden muss. Ihre Kalkulation mündet dann nach 3-4 Telefonaten in denen Nachfragen geklärt werden in einer einfachen Rechnung:

Auftragsdauer * Stundenlohn (inkl. Gewinn) + Werkzeugeinkauf + Versandkosten = Angebotspreis

Nicht gerade die Kalkulation, die man in der Meisterschule lernt, aber reicht aus damit die Kasse positiv bleibt. Finden Sie sich vielleicht aus zeitlichen Gründen in dieser Situation wieder? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie!

Angebotserstellung im Handwerk als standardisierter Prozess

In letzter Zeit durften wir einigen unserer Kunden bei der Angebotserstellung unter die Arme greifen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie wir das gemacht haben. Bleiben wir bei dem Beispiel Schweißarbeiten, kann man argumentieren, dass jedes Produkt anders aufgebaut ist, sodass immer der Meister sagen muss, wie lange die Arbeit dauern wird. Dem stimmen wir teilweise zu, jedoch kann man die Produkte auch nach Länge der Schweißnaht kalkulieren, wodurch man berechnen kann wie lange der Mitarbeiter brauchen wird. Im gleichen Schritt kann man ebenfalls errechnen wie viel Schweißgas und Draht benötigt wird. Addiert man jetzt noch Einrichtungszeiten dazu hat man eine relativ genaue Vorstellung davon wie lange die Produktion dauert.

Das Schöne an dieser Berechnung ist, dass man sie automatisieren und dann an den Meister geben kann. So kann er das Ergebnis nochmals mit seinen Erfahrungswerten evaluieren. Neben der Arbeitszeit sind aber auch die oben erwähnten versteckten Kosten ein häufig vernachlässigter Stolperstein. Um diese Kosten abzudecken sollten Kalkulationssätze für zum Beispiel die Verwaltung verwendet werden. Die automatisierte Kalkulation sieht dann so aus, dass der Meister bloß noch die Maße des Produkts eingibt und der Rest berechnet wird. Er schaut sich das Ergebnis an, evaluiert es mit seiner Expertise und gibt es an Sie weiter. Dieser Prozess ist standardisiert, erheblich kürzer und kostenorientierter als der aus unserem Eingangsbeispiel.

Für die Vollständigkeit hier noch einmal die Berechnung des Angebotspreises aus kaufmännischer Sicht:

Fertigungskosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebsgemeinkosten + Sondereinzelkosten des Vertriebs + Gewinn = Barverkaufspreis

Barverkaufspreis + Skonto = Zielverkaufspreis

Zielverkaufspreis + Rabatt = Angebotspreis

Dieses Vorgehen kann man unserer Meinung nach auf jede Produktion anwenden und dabei möchten wir Ihnen helfen. Wir programmieren die Automatisierung und unterstützen Sie bei der Umsetzung. Schauen Sie auf unserer Beratungsseite vorbei und vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.

Haben Sie noch Fragen zur Angebotserstellung? Schreiben Sie uns gerne unter contact(at)ellmann-consulting.com

 

future-wheel-methode

Future-Wheel-Methode

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Future-Wheel-Methode: Anwendungsbeispiel

Die herkömmlichen Arten, neue Projekte anzugehen, laufen meist auf eine Art Brainstorming-Runde hinaus. Diese dient dazu, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen und allgemein Informationen zu sammeln. Natürlich in der Hoffnung, dass diese vollumfänglich sind. Denken Sie an Brainstorming, dann kommt Ihnen vermutlich gleich ein Whiteboard in den Sinn, ein Besprechungsraum und viele Notizen, die durcheinander aufgeschrieben werden. Vielleicht denken Sie aber auch an eine Mind-Map, die wohl bekannteste strukturierte Brainstorming-Methode. Heute möchten wir Ihnen eine unserer Meinung nach unbekannte Methode vorstellen, um strukturiert Brainstorming in Teams zu betreiben: Die Future-Wheel-Methode.

Im dritten Abschnitt dieses Blog-Beitrags werden wir eine mögliche Anwendung diskutieren anhand unseres fiktiven Sneaker-Stores aus den beiden vorherigen Blogbeiträgen.

Future-Wheel-Methode

Was beschreibt die Future-Wheel-Methode überhaupt?

Die Future-Wheel-Methode ist dadurch charakterisiert, dass man ein Team in kleine Gruppen unterteilt und verschiedene Themen bespricht. Es wird die Vorlage des Future Wheels genutzt, welches Sie hier kostenfrei downloaden können: Download

In den kleineren Gruppen können dann Teile des Hauptthemas besprochen werden, zum Beispiel in Bezug auf die Wirkung einer Tätigkeit auf das Umfeld des Unternehmens oder auf die Politik. Die erarbeiteten Punkte werden schriftlich von Ihnen fixiert und an das Future Wheel geklebt. Nach einer gewissen Zeit wird das Future Wheel dann gedreht und eine andere Gruppe beschäftigt sich mit den ersten Ergebnissen der Vorgängergruppe. Das Rad wird so lange gedreht, bis jede Gruppe wieder bei hrem Ausgangsthema ist. Danach können die Ergebnisse zusammengefasst werden.

Wie und wann verwendet man die Future-Wheel-Methode?

Der Geschäftsführer des Sneaker Stores „Best Sneakers“ möchte neue interessante Trends für sein Unternehmen analysieren. Da er unzureichende Erfahrungen mit Brainstorming-Meetings in seinem Unternehmen gemacht hat, sucht er nach einer neuen Methodik. Unsere Berater empfehlen ihm die Future-Wheel-Methode, mit welcher er effektives Brainstorming durch Kleingruppenarbeit erreicht. Nach dem Ausdrucken des Future Wheels im DIN-A0-Format definiert der Geschäftsführer die Trends und bestimmt dementsprechend Kleingruppen mit jeweils einer Gesprächsführerin. Die Trends werden auf die Gruppen aufgeteilt und 25 Minuten in den Gruppen diskutiert. Den Geschäftsführer interessieren mögliche Einflüsse der Umsetzung auf die Außendarstellung des Unternehmens, ob es politische Probleme geben könnte, wie die Gesellschaft im Allgemeinen darauf reagiert und ob seine Kunden davon zu überzeugen sind. Die Ergebnisse zu den einzelnen Bereichen werden schriftlich fixiert und an das Future Wheel geklebt. Danach wird das Wheel im Uhrzeigersinn gedreht und die nächste Gruppe beschäftigt sich für circa 15 Minuten mit den Ergebnissen der Vorgänger. Die Resultate sollen vor allem ergänzt werden und auf den vorherigen aufbauen. Das Rad wird so lange gedreht, bis alle Gruppen wieder bei ihren ursprünglichen Themen sind. Das Ergebnis ist eine strukturierte Analyse aller Trends aus verschiedenen Sichten, welche jetzt in einem Besprechungsbericht zusammengefasst werden können mit einem Bild von dem Future Wheel. Der Bericht geht an den Geschäftsführer; dieser kann nun eine fundierte Entscheidung über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens treffen.

Wie ist Ihre Meinung zu der Future-Wheel-Methode? Brauchen Sie Hilfe bei der Umsetzung oder möchten Sie über Ihre Ergebnisse sprechen, um einen Umsetzungsplan zu erstellen? Sprechen Sie uns an: contact(at)ellmann-consulting.com

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